Попробую робко посоветовать. Демократия при организации таких мероприятий до добра не доведет. Нужно, чтобы один, максимум три человека все решили и расписали, что делать остальным. Иначе есть риск остаться без горячего, либо готовить его в авральном режиме. Да, про детей тоже не забудьте. Я так понимаю, они будут присутствовать. В руках с горячительными напитками, себя держите. Удачно встретиться.